18/08

Я планирую постоянно сокращать количество отчетов...

Все мы постоянно делаем большое количество отчетов, расходуем на это довольно много времени, а в итоге некоторые из этих сообщений вообще никто не читает – они идут в мусорную корзину. В век современных технологий даже корзина не нужна: отчет просто можно не открывать на компьютере. Мы тратим время впустую!

Я планирую постоянно сокращать количество отчетов своих сотрудников. Все данные есть в наших IT-системах, и, если кому-то нужна та или иная информация, ее можно получить самостоятельно, зайдя, например, в 1С. С количеством отчетов нужно постоянно бороться, так как они имеют тенденцию разрастаться и наслаиваться. Впрочем, нельзя отрицать, что отчеты нужны, но их актуальность и необходимость надо проверять.

Можно оценить документ, задав себе следующие вопросы:

1. Изменялась ли в последние полгода форма отчета? Если нет, то, скорее всего, отчет уже никто не читает.

2. Менялись ли требования, поступали ли какие то разъяснения?

3. Задавались ли вам уточняющие вопросы?

Есть еще один способ проверки вашего начальника на бдительность: напишите в отчете специально какую-нибудь чушь. Если начальник задал вопрос, значит, отчет кто-то читает. Если чушь проскочила – отчет никому не нужен.

В отчетах, за редким исключением, почти никогда нет никакого смысла. Давайте вместе работать над снижением их количества и повышением ценности.